novembre 25, 2020

Comment mettre en place le télétravail ?

La crise du Coronavirus a forcé de nombreuses entreprises à passer au télétravail « forcé », qui s’est avéré être un travail « confiné », assez loin des principes du télétravail ordinaire.

Mais avec le retour progressif dans les bureaux, comment pouvons-nous créer du télétravail dans une entreprise de manière stable et durable ? Devrions-nous imposer la même règle à tout le monde ? Faut-il envisager une formation sur le télétravail pour en assurer l’efficacité ?

A lire aussi : Comment manager une petite équipe ?

Voici nos 6 étapes clés pour bien concevoir votre projet de télétravail. Cet article a été rédigé en collaboration avec notre expert en méthodes de travail Camille Rabineau. Consultez son labo : « Après le confinement, reprenez le télétravail sur la bonne voie. »

Comment remplacer le télétravail

A lire en complément : Comment s'entraîner pour un lieu de travail ?

1. Collecter les besoins et attentes des employés

Une première étape indispensable dans la création du télétravail  : recueillir les besoins des employés au moyen de questionnaires, de groupes de discussion ou de réunions avec les délégués du personnel.

Souvent, les premières demandes émergent naturellement du terrain : un employé qui envisage de déménager dans un autre foyer ou un gestionnaire qui doit s’occuper d’un parent malade.

Prenez le temps d’identifier ces cas, puis d’étendre le débat au collectif : Qui serait intéressé par cette pratique ? Quelles sont les motivations, les doutes et les préoccupations des différents acteurs ? Le rythme du télétravail avec lequel ils aimeraient expérimenter ?

Toutes ces réponses permettront aux organisateurs de mieux orienter le futur système.

2.

Pour réussir dans votre projet de télétravail, il est essentiel d’engager les différents acteurs : équipes RH mais aussi IRP, manager, CIO ou médecine du travail, qui auront des préoccupations différentes. Un groupe de travail peut proposer un document de cadrage ou un télétravail qui définit le schéma de conception, les modalités de télétravailProjet et évite ainsi tout problème qui pourrait survenir au cours de la phase d’essai, auquel nous devrons répondre :

  • Quel rythme de télétravail définir ?
  • Qui peut en bénéficier et sur quels critères de sélection ?
  • Quels outils peut-on mettre en place pour promouvoir le travail à distance et le travail collaboratif ?
  • Quels sont les lieux acceptés ou mis à disposition pour effectuer le télétravail (maison, centres commerciaux, espaces de coworking, troisième places) ?
  • Comment la sécurité des données sera-t-elle garantie ?Comment surveiller l’activité des gens à distance ?

Pour jeter les bases, nous ne pouvons que recommander trop de lecture du guide de télétravail ANACT sur le sujet.

3. Proposer une phase d’essai

Une fois le projet bien encadré, il y a de la place pour l’expérimentation ! Cela peut prendre plusieurs mois ou un an, mais doit être exécuté conformément aux obligations de l’employeur en vertu de l’article L.1222-9 du Code du travail.

L’ employeur est alors tenu de prendre en charge l’équipement, les outils informatiques, les abonnements et les outils nécessaires pour organiser le temps, mais il n’est plus tenu de supporter les frais d’entretien. Il doit également veiller à ce que les travailleurs travaillant dans le télétravail jouissent des mêmes droits et avantages que les travailleurs travaillant dans l’entreprise, notamment en matière de formation.

4. Adaptation de la gestion

La mise en œuvre du télétravail est une occasion de changer les attitudes au sein de l’entreprise et de considérer la gestion fondée sur la confiance plutôt que sur le contrôle.

Souvent, c’est l’occasion pour les équipes de revoir l’organisation du travail , de limiter certains temps improductifs de réunion ou de transport et de donner à chaque employé une plus grande Notre équipe d’entraîneurs et de formateurs a développé une formation QVT en 6 modules pour les managers avec un atelier spécifique pour « Well remote manager ». Découvrez-en ici. S’il y a encore des gestionnaires récalcitrants, offrez-leur d’interagir avec leurs pairs afin qu’ils puissent s’inspirer d’autres équipes et en voir les avantages. Suggérez également d’ajouter de la clarté au projet en limitant les points clés, par exemple :

  • Quels sont les créneaux horaires où le manager peut contacter les membres de son équipe ?
  • Quels sont les outils de suivi disponibles ?
  • Quelle sera l’évaluation du dispositif de télétravail ?

5. Choisissez les bons outils

L’ augmentation de l’ utilisation des outils de collaboration a rendu possible et a accompagné la diffusion du télétravail dans les organisations. Mais la technique n’est pas toujours sur le rendez-vous. Demandez à votre DPI : Votre équipement informatique est-il performant ? Convient pour une utilisation mobile ? Bénéficiez-vous d’un système visuel efficace ? Tous les employés sont-ils bien formés à leur utilisation ?

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils pour simplifier la vie des employés et organiser leur journée de manière productive. La plupart sont également accessibles aux TPE avec des formules d’entrée gratuites, telles que Trello, qui vous permet de créer des tables partagées avec une liste de tâches personnalisable, Todoist ou Notion.

La suite Google Drive et ses variantes vous permettent de travailler ensemble sur le même document et de vérifier en temps réel les modifications apportées par chacun. D’autres outils tels que Skype ou l’outil de chat Slack peuvent intégrer l’appareil dans le panneau de communication distante.Zoom, Google Hangout, Skype… quel outil choisir pour votre visioconférence ? Découvrez le favori de notre équipe en vidéo : WebinarJam.

6. Évaluer et réajuster le

périphérique Lors de la mise en œuvre du télétravail, des points réguliers devraient être utilisés pour résoudre les difficultés et affiner le système, en vue d’une amélioration continue.

Pour répondre aux besoins de tous ses employés, L’Oréal a conclu un nouveau contrat de télétravail, dans lequel chaque employé peut prendre 4 jours de télétravail par mois quand il le souhaite, au lieu d’un jour fixe par semaine.

Certaines entreprises soulignent la nécessité d’ instituer des heures parallèles de formation ou de discussion en télétravail pour assurer le succès du projet. Nos ateliers et cours de formation dédiés à l’organisation du télétravail, ou à l’équilibre personnel pro-vie, répondent aux besoins spécifiques des télétravailleurs. Zoom, Google Hangout, Skype… quel outil choisir pour votre visioconférence ? Découvrez le favori de notre équipe en vidéo : WebinarJam.

Équipe et équipe de bien-être

Marque des employeurs, réorganisation du travail, nouveaux outils informatiques : l’introduction du télétravail est souvent aussi un projet de transformation pour l’entreprise. Il en résulte des avantages tant pour les employés que pour les employeurs.

Selon une étude menée par Malakoff Humanis en mai 2020, sept employés sur dix veulent et pensent que la crise va profondément transformer les méthodes de travail. 84% d’entre eux veulent continuer le télétravail après les restrictions imposées par la crise. Cependant, l’étude met également en évidence plusieurs points de vigilance.

THRAT DE L’Isolation ET LA PERTE DE SPIRI

La plupart des télétravailleurs sont satisfaits de leur nouvelle façon de travailler. Cependant, l’isolement et la perte de l’esprit d’équipe sont au sommet de leurs préoccupations.

Pour résoudre ces problèmes, les entreprises ont la possibilité d’investir dans des espaces de coworking. Une occasion aussi pour certains territoires qui se positionnent accueillent ces nouveaux travailleurs à la recherche d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : la jeune Ambassade du Perche et ses collines verdoyantes. Coworking, incubateurs, labo fabuleux… Déchiffrer les nouvelles utilisations en lisant l’enquête sur les espaces de coworking de l’Observatoire Actinéo.

Santé physique et mentale

Bien que le télétravail forcé que nous pendant la crise n’est pas similaire au télétravail effectué dans des conditions normales, mais aura encore permis de mettre l’accent sur les axes de surveillance à garder à l’esprit lorsque vous reprend un télétravail plus « traditionnel ».

En fait, 27% des télétravailleurs signalent que le télétravail pendant l’accouchement a eu un impact négatif sur leur santé physique. 45% d’entre eux ont exprimé une détérioration de leur emploi, 25% une détérioration de leurs pratiques alimentaires et 33% un sommeil dégradé.

Mentalement, 31 % des employés déclarent que le télétravail pendant l’accouchement ont eu un impact négatif sur leur santé psychologique. 48 % ont de la difficulté à se déconnecter, 32 % ont vu leur charge mentale augmenter et 39 % se sentent « souvent stressés ».

Bien entendu, ces chiffres doivent encore être qualifiés en ce qui concerne le télétravail dans une situation plus « normale », mais il convient de noter que ces éléments restent des traces à surveiller lors de la mise en œuvre d’un « réel » télétravail. Retirer l’employé du bureau, même à temps partiel, ne signifie pas un désintérêt pour son bien-être physique ou mental. Prendre soin des équipes de télétravail par le biais de téléconsultations anonymes est l’idée originale de notre nouveau service Wello. Découvrez ici.

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Réponse pendant l’accouchement ont eu un impact négatif sur leur santé psychologique. 48 % ont de la difficulté à se déconnecter, 32 % ont vu leur charge mentale augmenter et 39 % se sentent « souvent stressés ».

Bien entendu, ces chiffres doivent encore être qualifiés en ce qui concerne le télétravail dans une situation plus « normale », mais il convient de noter que ces éléments restent des traces à surveiller lors de la mise en œuvre d’un « réel » télétravail. Retirer l’employé du bureau, même à temps partiel, ne signifie pas un désintérêt pour son bien-être physique ou mental. Prendre soin des équipes de télétravail par le biais de téléconsultations anonymes est l’idée originale de notre nouveau service Wello. Découvrez ici.

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