Événementiel freelance : comment économiser sur vos frais ?

Le secteur de l’évènementiel est un domaine d’activités très porteur. Cependant, il est caractérisé par la présence de grandes entreprises qui ont une renommée solide sur le marché. En tant qu’organisateur freelance, il peut être assez difficile de se faire une place dans ce paysage fortement concurrentiel. En plus de vous faire un nom dans le domaine, vous devez trouver le moyen d’économiser sur vos frais afin de dégager un revenu à la hauteur de votre travail. Comment s’y prendre ?

Optez pour la location de matériel informatique pour vos évènements

Si vous venez de débuter dans l’univers de l’évènementiel en tant que freelance, vous devez réussir à contrôler vos dépenses. Cela vous évitera de présenter une facture trop élevée aux clients, mais aussi d’être rémunéré à votre juste valeur.

A découvrir également : Comment mettre en place le télétravail ?

L’un des postes de dépenses qui peuvent rapidement faire gonfler la facture d’un évènement est le matériel (informatique et sonorisation). Vous avez le choix entre deux options : la location et l’achat. La location du matériel informatique est la solution la plus judicieuse pour réduire vos frais.

En premier lieu, il s’agit d’une solution plus abordable. Vous disposez peut-être d’un matériel informatique dans vos locaux, mais il n’est certainement pas adapté à l’organisation des évènements, surtout s’il s’agit d’un évènement d’envergure. L’option de la location vous fera réaliser plus d’économies et vous permettra de préserver votre trésorerie, étant donné que vous êtes une petite entreprise.

Lire également : Quels sont les événements de managers ?

Il ne faut pas perdre de vue le fait que les évènements sont organisés occasionnellement. Par conséquent, l’achat n’est pas la meilleure option. De plus, vous devrez trouver l’espace nécessaire pour stocker tout le matériel, en attendant la prochaine occasion pour l’utiliser.

En louant vos équipements informatiques, vous faites le choix de la praticité. En optant pour la location, vous êtes exempté des obligations relatives à la logistique. Vous n’êtes pas tenu d’entretenir le matériel. Tout est à la charge du fournisseur. De surcroît, en cas d’accidents éventuels survenus au cours de l’acheminement, vous ne serez pas responsable des réparations.

Pour finir, l’option de la location vous permet de profiter des dernières technologies. Les innovations dans le domaine de la technologie sont permanentes. De fait, même si vous achetez du matériel aujourd’hui, il ne sera plus vraiment d’actualité dans quelques mois. La location vous permet d’avoir accès à des outils à la pointe de la technologie. Ainsi, si vous êtes à la recherche d’une location de matériel informatique, tournez-vous vers un prestataire qui pourra vous fournir des équipements audiovisuels et bureautiques dernier cri.

évènementiel location matériel informatique

Demandez à vous faire payer pour vos déplacements

Si vous vous êtes lancés dans le domaine de l’évènementiel depuis peu et que vous commencez à vous faire connaitre sur le marché, il y a peu de chances que vous restiez uniquement dans votre région pour exercer vos activités.

Des clients vous contacteront depuis des villes éloignées. Vous devrez organiser des évènements dans des villes se trouvant assez loin de la vôtre. Vous serez donc amenés à vous déplacer fréquemment pour choisir le lieu de l’évènement ou encore pour régler les divers détails.

Pour faire des économies sur vos frais, nous vous conseillons de faire payer vos déplacements au client. Il s’agit d’une pratique assez courante. Elle permet au prestataire de ne pas tourner à perte et de ne pas dépenser des ressources qui ne lui seront peut-être pas remboursées.

N’hésitez donc pas à en parler avec vos clients dès le départ pour vous mettre d’accord sur le sujet. Au lieu de vous payer directement le transport, il est possible que l’entreprise mette à votre disposition un moyen de déplacement.

Prenez en compte votre matériel lorsque vous établissez votre devis

En établissant votre devis, n’oubliez pas d’inclure votre matériel. L’équipement que vous utiliserez pour votre client vous a coûté de l’argent. Lorsque vous en faites usage pour son évènement, il s’agit d’une forme de location. Vous devez donc réussir à déterminer le tarif de cette location et l’inclure dans votre devis.

Cela vous aidera à définir le prix exact de votre prestation. Vous éviterez aussi d’avoir des conversations houleuses avec le client à cause de frais cachés qui seront révélés à la fin de la prestation. Si vous ne savez pas comment déterminer le prix de votre équipement, nous vous conseillons de tenir compte des tarifs exercés sur le marché.

En définitive, être organisateur d’évènement freelance n’est pas un métier si simple. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, vous risquez de dépenser plus d’argent que prévu et de ne pas couvrir tous vos frais avec votre rémunération.