Il existe des documents nécessaires à toute entreprise, quels que soient le domaine et l’offre. La facture ainsi que le devis en font partie. Créer ses documents peut prendre beaucoup de temps, c’est pour cela que les modèles préconçus ont du succès. Découvrez quels sont les avantages à utiliser des modèles de factures et des modèles de devis.
A lire aussi : Tout savoir sur les bilans prévisionnels de votre entreprise
Plan de l'article
Avantages de l’utilisation de modèles de factures
La facturation fait partie intégrante de toute entreprise, mais c’est souvent un processus qui ne reçoit pas l’attention qu’il mérite. Heureusement, il s’agit d’un problème courant et il existe aujourd’hui une multitude de modèles de factures vierges disponibles en ligne qui conviennent aux entreprises de toutes les industries et de tous les secteurs.
Que contient une facture ?
Une facture est un document envoyé par le fournisseur d’un produit ou d’un service dans le but d’informer le client de son obligation de payer pour les services ou les produits fournis. Bien que les factures puissent être personnalisées et comporter des informations supplémentaires, plusieurs sections d’une facture doivent toujours être présentes.
A lire également : Où créer votre société offshore facilement ?
- La date : la facture a été créée le. Cette date est importante pour votre client et pour vous, car elle vous permet de savoir quand le paiement du service ou du produit est dû, conformément à votre politique en matière de délais.
- Noms et adresses : de votre entreprise et de votre client. Une adresse n’est pas toujours nécessaire mais peut être utile en cas de besoin d’envoyer un courrier à votre client.
- Noms des personnes à contacter : du fournisseur du service/produit et du consommateur.
- Description des articles ou des services achetés : pour vos dossiers et pour que vos clients puissent comprendre ce pour quoi ils paient. Soyez aussi descriptif et détaillé que possible pour faciliter la tâche de votre client.
- Conditions de paiement : pour vous assurer que votre client paie la facture à temps sans se soucier des frais de retard.
Si vous n’êtes pas sûr des avantages qu’offre un modèle de facture, en voici sept qui montrent pourquoi ces documents modifiables rationalisent les processus de gestion comptable et financière.
1. Une gestion de la marque facilitée
Les entreprises utilisent certains schémas de couleurs sur leurs sites Web, leurs comptes de médias sociaux et leurs logos pour créer une identité de marque cohérente et reconnaissable. Avec un modèle de facture vierge, modifier ce qui a déjà été mis en place est très simple et vous pouvez ajuster la palette de tons du document en fonction de vos besoins.
2. Copie numérique ou papier au choix
Vous pouvez décider si vous voulez des copies physiques de vos factures pour la tenue des dossiers et la facturation de vos clients, ou si vous préférez les copies numériques pour l’envoi par e-mail. L’impression d’une copie numérique ne prend que quelques instants et vous pouvez ensuite remplir les détails de votre vente et de votre client à la main, ou les inclure avant l’impression.
Quelle que soit la manière dont vous préférez traiter vos comptes, votre modèle de facture vierge peut être adapté à vos besoins.
3. Des processus de paiement simplifiés
Votre modèle de facture vierge modifié peut être envoyé par courrier électronique ou imprimé instantanément, selon la manière dont vous facturez généralement vos clients. Vous faciliterez également le travail de votre comptable en utilisant cette méthode, car ces documents peuvent être organisés de manière très pratique en format papier ou numérique, ce qui permet de les retrouver facilement. Vous pouvez même combiner les fichiers PDF pour créer un seul document par client à la fin de chaque trimestre.
Tant qu’ils sont remplis correctement et organisés selon un système qui vous est familier, vous n’aurez aucun problème à trouver des informations antidatées.
4. Facilité d’utilisation
Que vous ayez besoin d’un modèle de facture vierge sous forme de document Google Docs, Word ou Excel, il est facile de trouver exactement ce que vous voulez en ligne. Une recherche rapide à l’aide du moteur que vous préférez vous permettra de trouver des centaines de sites mettant à disposition des modèles de factures vierges, souvent gratuitement. Ensuite, c’est à vous de suivre les instructions selon le format que vous avez choisi pour ajouter les détails que vous voulez et supprimer ceux que vous ne voulez pas.
5. Efficacité accrue de la conception
Créer un modèle de facture à partir de zéro pour votre entreprise ou votre marque n’est pas une tâche facile. Il y a de nombreux détails à prendre en compte si vous voulez qu’il soit aussi efficace et convivial que possible. Vous devrez penser à la palette de couleurs, à la taille et au type de police, et utiliser des formules et des fonctions pour effectuer tous les calculs dont vous avez besoin.
Lorsque vous prenez tout cela en compte, il est très facile de voir que le simple fait de peaufiner les détails d’un document qui a déjà tout le matériel en place est une excellente décision.
6. Gain de temps
L’utilisation d’un modèle de facture vierge modifié va faire gagner un temps précieux à votre entreprise. Une fois qu’un modèle est établi, il suffit de le remplir au lieu de le compléter à partir de zéro pour chaque cycle de facturation.
7. Faciliter les paiements en temps voulu
Les propriétaires d’entreprises américaines doivent inclure des informations spécifiques sur leurs factures et vous pouvez ajuster votre modèle vierge pour inclure les détails nécessaires. Ainsi, vous pouvez créer un espace détaillant le numéro de facture unique, le nom et l’adresse de votre entreprise, les coordonnées du client, une description sommaire, la date de fourniture et de la facture, le nombre d’articles individuels vendus et le montant total dû. Sans oublier les taxes, les frais d’expédition et tout ce dont vous avez besoin.
En faisant tout cela rapidement, vous remettez le compte au client dans un délai plus court. Cela signifie aussi qu’il réglera plus rapidement le montant dû.
Lorsque vous rationalisez vos processus comptables à l’aide de modèles de factures vierges, vous verrez rapidement la différence que cela fait pour votre entreprise.
Quels sont les avantages d’un modèle de devis ?
Un devis est une déclaration commerciale formelle qui établit les coûts prévus pour des travaux ou des services particuliers. Les prix indiqués ne sont pas définitifs et sont donc susceptibles d’être révisés ou modifiés. Les prix sont affichés sur le devis de façon à ce que les acheteurs potentiels aient une idée des usages à prévoir avant de passer une commande.
Un modèle de devis vous aidera à gérer les documents financiers de votre entreprise, ce qui constitue une obligation et une responsabilité très importantes. Dans le monde du travail actuel, hautement compétitif et de plus en plus litigieux, toutes sortes de secrets et de confidentialité sont essentiels. C’est le cas lorsque vous entreprenez une activité qui comprend des informations de devis sensibles. Ces modèles de devis sont particulièrement nécessaires lorsqu’il s’agit d’une affaire ou d’une excellente idée. Entre de mauvaises mains, ces données importantes peuvent être dangereuses pour l’entreprise et entraîner des poursuites judiciaires coûteuses. Voici les avantages d’un modèle de devis :
Adaptés aux logiciels de traitement de texte courant
L’un des grands avantages des modèles de devis est qu’ils peuvent être utilisés par les logiciels de traitement de texte et les tableurs couramment disponibles sur le marché. Ils peuvent être corrigés pour répondre aux spécifications, et certains permettent même d’insérer des logos d’entreprise, donnant ainsi au document une expression plus professionnelle.
Prêts à l’emploi et disponible partout
En outre, les modèles de devis sont toujours disponibles pour une utilisation en déplacement, contrairement à ceux qui sont impliqués dans le réseau de l’entreprise. Si un directeur commercial se trouve dans un endroit éloigné et doit présenter rapidement une offre documentée à un acheteur potentiel, il peut se connecter en ligne depuis son téléphone portable, télécharger le modèle de devis, saisir les données requises et imprimer selon la disponibilité. Par conséquent, la disponibilité en temps réel de ces modèles signifie qu’aucune chance n’est perdue, quel que soit votre emplacement.
Efficace
De plus, ces modèles servent de moyen d’efficacité cumulative en réduisant le temps passé à essayer de modifier les devis à partir de zéro à chaque nouvelle tentative. Oui, nous pensons qu’il n’y a rien de mal à prendre des raccourcis, en particulier lorsque vous souhaitez économiser votre temps, votre argent et votre énergie pour créer des devis. Ainsi, les principaux avantages que vous ressentirez sûrement après avoir obtenu ce fantastique paquet de modèles de devis sont les suivants :-
Avantages pour les vendeurs
- Il aide à démarrer la discussion entre le vendeur et l’acheteur (consommateur).
- Le format professionnel peut être créé rapidement et partagé promptement avec l’acheteur (Gagnez votre temps précieux)
- Il diminue le temps de négociation
- Un seul outil pour signer électroniquement
- Réalisez des transactions plus rapides avec des documents plus rapides
- Accélérez les flux de travail de votre équipe
Avantages pour les acheteurs
- L’acheteur obtient l’offre dans un format organisé ; il lui est donc facile de comparer les offres reçues de nombreux vendeurs.
- L’acheteur peut être en contact avec le vendeur qui lui propose la meilleure offre.
- Il réduit le temps d’attente de l’acheteur pour obtenir l’offre de prix.
Les avantages des modèles de contrats pour la gestion des relations clients-fournisseurs
A côté des modèles de devis, les modèles de contrats sont aussi très utiles pour la gestion d’entreprise. Effectivement, ils permettent notamment une bonne gestion des relations clients-fournisseurs.
Le premier avantage d’un modèle de contrat est la garantie de sa validité juridique. Plutôt que d’improviser un contrat à chaque fois que l’on traite avec un client ou un fournisseur, il peut être plus judicieux et sécurisant d’utiliser un modèle déjà éprouvé et adapté à ses propres besoins.
Un autre avantage des modèles de contrats est qu’ils permettent aux entreprises de gagner du temps dans leur processus commercial en simplifiant le travail administratif autour des documents contractuels. Ils peuvent ainsi facilement adapter les clauses selon leurs besoins spécifiques tout en conservant une trame générale qui garantit la cohésion entre tous les types d’accords conclus.
En utilisant un modèle prédéfini comme point de départ pour ses contrats commerciaux, on peut rapidement créer différents types d’accords personnalisables selon le cas traité. Cela facilite grandement l’établissement des accords avec divers interlocuteurs commerciaux et économise considérablement du temps par rapport au fait où chaque discussion devrait partir sur une négociation complexe impliquant toutes sortes alternatives possibles.
Des échanges clairs et transparents sont essentiels pour maintenir de bonnes relations commerciales avec les clients et les fournisseurs. Les modèles de contrats fournis par l’entreprise permettent une meilleure communication entre les différentes parties, car ils ont été rédigés avec précision et professionnalisme.
Vous devez noter que ces documents sont évolutifs. Les clauses peuvent être modifiées en fonction des situations particulières qui se présentent tout au long du processus commercial ou lorsque la réglementation évolue. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir recours à un avocat chaque fois qu’il y a une modification mineure à apporter à un contrat existant. La gestion des relations clients-fournisseurs peut être facilitée grâce aux modèles de contrats adaptés aux besoins spécifiques des entreprises. Ces derniers garantissent ainsi leur sécurité juridique tout en optimisant leur temps administratif et assurant la transparence dans leurs accords commerciaux. Nous recommandons fortement l’utilisation de tels documents pour le bien-être financier et commercial des entreprises !
Comment utiliser les tableurs pour créer des modèles de budget et de suivi de trésorerie
Dans la gestion d’une entreprise, le suivi budgétaire et de trésorerie est essentiel. Les tableurs sont des outils parfaits pour cet exercice. Ils permettent une mise en forme rapide et efficace des données financières pour un meilleur suivi. Dans cette section, nous allons aborder comment utiliser les tableurs pour créer des modèles de budget et de suivi de trésorerie.
Les avantages à utiliser un modèle de budget ou de suivi de trésorerie dans Excel ou Google Sheets sont nombreux : cela vous permettra notamment d’avoir une vue générale sur l’état financier actuel ainsi que sur les projections futures.
La première étape consiste à rassembler toutes les informations qui vont être saisies dans le tableur (données historiques, prévisions…) afin qu’il reflète au mieux la situation réelle.
Vient ensuite le choix du type et du niveau détaillé du budget à mettre en place selon vos besoins spécifiques. Il peut s’agir, par exemple, d’un budget général annuel, mais il peut aussi être intéressant d’y inclure différents scénarios tels que « optimiste », « réaliste » ou encore « pessimiste ». Cela facilitera grandement la prise en compte si jamais l’environnement économique évolue rapidement.
Dans un premier temps, créez votre feuille Excel avec plusieurs onglets représentant les différents budgets (exemple : annuel, mensuel, par zone géographique ou activité). L’objectif est de pouvoir y saisir toutes les données rapidement et facilement. Vous pouvez aussi utiliser des couleurs pour différencier les différentes zones d’intervention.
Dans un second temps, il vous faut être vigilant à l’intégration correcte des formules dans votre tableur pour que celui-ci soit en mesure d’afficher automatiquement la mise à jour de vos finances. Si cela peut sembler complexe au départ, ce n’est pas le cas • une fois que vous aurez appris comment faire fonctionner ces formules, tout sera fluide et efficace !
Une fois le modèle construit dans Excel ou Google Sheets avec toutes vos données financières insérées correctement ainsi qu’un budget réaliste défini selon vos objectifs spécifiques, il ne reste plus qu’à actualiser régulièrement votre feuille de calcul. Le suivi est alors essentiel afin d’avoir une vision claire sur l’état financier actuel de votre entreprise et son évolution future.
Nous avons vu comment créer un modèle budgétaire simple mais efficace grâce à Excel ou Google Sheets permettant une meilleure gestion économique globale de votre entreprise. Il suffit simplement de savoir collecter les bonnes informations indispensables puis nous nous sommes attardés sur la construction du tableur. À ces deux étapes clés s’ajoute la nécessité de faire un suivi et une analyse régulière pour être en mesure d’affiner le modèle budgétaire au fil du temps.
L’utilisation de tableurs pour la création des modèles de budget et de suivi de trésorerie est donc un véritable atout dans la gestion financière d’une entreprise, à condition que l’on respecte les différentes étapes mentionnées précédemment.
