Aujourd’hui, on est dans l’ère du numérique et c’est ce qui explique que dans une entreprise, on trouve moins de papier. D’ailleurs, pour le stockage des documents confidentiels, on a différentes solutions dont Arkevia. Plusieurs structures utilisent déjà ce coffre-fort numérique, mais si vous ne le connaissez pas encore, on va vous le présenter dans cet article.
Plan de l'article
Arkevia, coffre-fort numérique ?
Oui, Arkevia est un coffre-fort numérique, un coffre-fort électronique qui est dédié aux salariés et aux employeurs. On l’utilise pour recevoir et stocker de manière sécurisée des documents professionnels. Rassurez-vous : on peut également y conserver ses documents personnels.
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Pour ce qui est de la fiabilité de la conservation des dossiers sur cette plateforme, il n’y a rien à dire : avec Arkevia, vous n’aurez pas à vous soucier de la perte et du vol de vos données. Elle est également conforme aux normes RGPD et à la réglementation en vigueur en matière de stockage de données en ligne. Arkevia a aussi une fonctionnalité de partage de documents avec un tiers, à condition que celui-ci ait aussi un compte sur la plateforme.
Les principales fonctionnalités d’Arkevia
On a tendance à présenter Arkevia comme un coffre-fort numérique servant à stocker des documents confidentiels qu’on en oublie ses autres fonctionnalités. En effet, Arkevia permet de faire bien plus. Elle pourra vous aider dans :
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- La gestion administrative et la gestion de paie : l’employeur pourra y conserver les bulletins de paie et les partager avec le personnel. Le salarié, de son côté, pourra y consulter sa fiche de paie,
- La gestion des ressources humaines : vous pourrez y stocker les fiches de présence,
- La communication interne : déposez vos notes sur Arkevia pour fluidifier l’information. Les concernés pourront voir ces notes au moment de la mise en ligne, ce qui permet d’optimiser la réactivité,
- La gestion des temps et des activités.
Un coffre-numérique comme Arkevia, quel est son intérêt ?
Arkevia est une solution d’archivage numérique qui assure la sécurisation des documents contre la perte et le vol. Vous pouvez être organisé dans votre entreprise dans l’archivage des dossiers, mais qu’ils soient en papier ou sur une clé USB, il y a toujours ce risque de perte, de détérioration et de vol. Pour le salarié, même s’il démissionne de l’entreprise, il pourra toujours consulter ces bulletins de salaire sur Arkevia. Ces dossiers restent intacts sur une période de 50 ans.
Il faut aussi savoir que les documents, notamment les bulletins de salaire qu’on garde sur Arkevia affichent une signature numérique. Ceci dit, ils ont la même valeur juridique que ces bulletins de salaire classiques en papier.
Se connecter à son compte Arkevia
Il faut savoir que vous pouvez accéder à ce coffre-fort numérique où que vous soyez. L’accès est illimité : vous pourrez vous y rendre 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Pour voir vos documents en ligne et pour consulter les documents qu’on vous a partagés, il faut aller sur la page de connexion d’Arkevia qui est accessible via l’adresse www.myarkevia.com. Pour accéder à votre espace personnel, il faut entrer vos identifiants, notamment votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Pour renforcer la sécurité de votre espace personnel, on vous recommande de modifier régulièrement vos identifiants.
Si vous n’arrivez pas à entrer sur la plateforme, vous pouvez contacter le service client de la plateforme. Vous pourrez également appliquer les différentes solutions de dépannage proposées sur la page. En cas d’erreur de mot de passe, vous serez bloqué sur cette page de connexion. Dans ce cas, il faut trouver cet identifiant qu’on vous a donné lors de la création de votre compte. Il a communiqué par mail, notamment à l’adresse que vous avez donnée pour l’inscription. Si vous avez déjà changé votre mot de passe et que vous l’avez oublié, vous pouvez toujours vous faire assister par le service client d’Arkevia pour une réinitialisation de mot de passe.
