La gestion électronique des documents ou GED : c’est quoi ?

La gestion de documents peut être une source de stress. Heureusement, grâce à la GED, les tâches y afférentes se voient simplifiées. C’est quoi exactement ? Quels sont ses avantages ? Consultez notre article pour plus d’informations.

La GED en quelques mots

Il s’agit d’un ensemble de technologies, de méthodes et de pratiques utilisées pour gérer, organiser, stocker, récupérer et partager des documents de manière électronique. Elle vise à remplacer les processus traditionnels de gestion des documents basés sur le papier par une approche numérique plus efficace. 

Lire également : Quelques informations intéressantes avant de créer une entreprise en franchise

La GED englobe l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage ou leur élimination. Elle permet de numériser les documents papier existants, de créer des documents électroniques, de les classer dans une structure logique, de les stocker de manière sécurisée et de les rendre facilement accessibles aux utilisateurs autorisés. La GED offre également des fonctionnalités avancées telles que la recherche textuelle, la gestion des versions, le contrôle des accès, la collaboration en ligne, l’automatisation des flux de travail et la conformité réglementaire.

Les avantages de cette technique

Il va sans dire que la Gestion Electronique de Document réduit la dépendance au papier. Vous pourrez ainsi réaliser des économies de coûts significatives liées à l’impression, au stockage physique des documents et à leur distribution. En parallèle, la numérisation des documents facilite leur recherche et leur récupération, ce qui améliore la productivité et réduit le temps passé à chercher des informations. De plus, la GED renforce la sécurité des documents en contrôlant les accès et en offrant des fonctionnalités de sauvegarde et de restauration des données.

A découvrir également : L'extincteur boule automatique : l'outil que vous devez avoir dans vos locaux

À noter que la GED est très sollicitée dans de nombreux secteurs d’activité. Dans le domaine des ressources humaines, par exemple, elle permet de gérer les dossiers du personnel, les contrats de travail et les évaluations de performance de manière électronique. Dans le secteur de la santé, elle facilite la gestion des dossiers médicaux, des prescriptions et des résultats d’examens. Dans le domaine juridique, la GED simplifie l’accès aux contrats, aux jugements et aux actes notariés.