DeskRH est le coffre-fort numérique employeur activé automatiquement lors du paramétrage du coffre-fort sur mySilae Paie. Son rôle ne se limite pas au stockage : il assure un archivage à valeur probante, conférant aux bulletins déposés la même force juridique qu’un original papier. Comprendre l’articulation entre le logiciel de paie Silae et ce coffre-fort conditionne la conformité de toute la chaîne de dématérialisation.
Valeur probante du coffre-fort DeskRH : implications juridiques pour l’employeur
La plupart des articles sur Silae décrivent DeskRH comme un espace de dépôt sécurisé. C’est réducteur. L’archivage à valeur probante signifie que chaque document stocké peut être produit en justice avec la même recevabilité qu’un bulletin papier signé.
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En pratique, cela engage l’employeur sur plusieurs terrains. Lors d’un litige prud’homal, un bulletin extrait de DeskRH fait office de preuve sans qu’il soit nécessaire de produire l’original papier. Lors d’un contrôle URSSAF, l’intégrité du document est garantie par le coffre-fort certifié, ce qui accélère la vérification.
Cette valeur probante repose sur la certification NF203/443 CCFN, qui impose au prestataire de coffre-fort numérique de garantir l’intégrité, la traçabilité et l’exactitude de l’origine des documents. Un simple espace protégé par mot de passe ne remplit pas ces critères. L’employeur qui distribue ses bulletins par email ou via un drive classique s’expose à une amende pouvant atteindre un pourcentage significatif de son chiffre d’affaires, avec mise en jeu de sa responsabilité professionnelle.
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Lien technique entre mySilae Paie et DeskRH
DeskRH s’active automatiquement dès que le gestionnaire paramètre le coffre-fort salarié dans mySilae Paie. Il n’y a pas d’installation séparée ni de module complémentaire à acquérir. Le logiciel de paie génère le bulletin, puis le transmet directement au coffre-fort numérique.
Flux de dépôt des bulletins de paie dématérialisés
Le circuit est linéaire : mySilae Paie produit le bulletin au format PDF, l’horodate, puis le pousse vers DeskRH côté employeur et vers l’espace salarié (edocConnect). L’employeur visualise et valide les documents depuis DeskRH avant ou après leur mise à disposition.
Ce flux intégré évite les manipulations manuelles de fichiers. Nous recommandons de vérifier systématiquement le statut de dépôt dans le tableau de bord DeskRH après chaque clôture de paie, car un échec silencieux (changement de SIRET non répercuté, par exemple) peut bloquer l’ensemble des envois.
Cas particulier du changement de SIRET
En cas de modification ou de fermeture d’un SIRET, il faut créer un second établissement avec le nouveau numéro dans mySilae Paie. Sans cette étape, les organisations DeskRH existantes sont perturbées et les futurs dépôts de bulletins échouent. C’est un piège fréquent lors de restructurations ou de transferts d’établissement.
Consentement du salarié et obligations RGPD dans Silae
Le salarié peut refuser la dématérialisation de son bulletin de paie. Ce droit, issu de la loi Travail du 7 août 2016, impose à l’employeur de recueillir un consentement explicite avant de basculer sur le format électronique. En cas de refus, la remise papier doit être maintenue en parallèle, même si DeskRH est pleinement opérationnel sur le dossier.
Cette contrainte a des répercussions directes sur la gestion dans mySilae Paie. Le gestionnaire doit paramétrer individuellement chaque salarié pour indiquer s’il accepte ou non la dématérialisation. Un oubli expose l’entreprise à un manquement RGPD, avec les contrôles renforcés que la CNIL applique depuis 2024 sur ces sujets.
- Recueillir le consentement écrit du salarié avant activation du coffre-fort à son nom, en précisant les modalités de consultation et de conservation
- Paramétrer le statut de chaque salarié dans mySilae Paie (dématérialisé ou papier) pour éviter un envoi non autorisé
- Prévoir une procédure de rétractation : le salarié peut revenir au papier à tout moment, et le gestionnaire doit pouvoir basculer le paramétrage sans délai
DeskRH admin et gestion documentaire élargie
DeskRH ne se cantonne pas aux bulletins de paie. Via le profil admin, l’employeur peut déposer d’autres documents dans les coffres-forts des salariés : contrats de travail, attestations employeur (AER), soldes de tout compte.
En revanche, les AEM ne peuvent pas être déposées via le DeskRH edocConnect salarié. Seul le DeskRH admin permet cette action. Cette distinction est source de confusion chez les gestionnaires qui tentent de centraliser tous les documents sociaux dans un flux unique.
Documents déposables et restrictions
- Bulletins de paie : dépôt automatique depuis mySilae Paie vers le coffre-fort salarié et l’espace employeur
- AER (attestations employeur) : dépôt possible sur le coffre-fort salarié via DeskRH
- AEM (attestations pour les intermittents) : dépôt uniquement via DeskRH admin, pas via l’espace salarié standard
- Contrats et avenants : dépôt manuel par l’employeur ou le gestionnaire depuis l’interface DeskRH admin
Nous observons que cette granularité des droits de dépôt est rarement documentée. Elle conditionne pourtant le paramétrage initial et le choix du niveau de licence DeskRH adapté au cabinet ou à l’entreprise.
Désactivation de DeskRH et suppression des accès
La désactivation du coffre-fort sur un dossier passe par le menu Relation Client, puis Tâches à réaliser dans mySilae Paie. Le gestionnaire peut supprimer les droits d’accès d’un utilisateur existant sans affecter l’historique des documents déjà déposés.
Cette procédure est utile lors du départ d’un salarié ou d’un changement de prestataire de paie. Les bulletins archivés restent accessibles dans le coffre-fort du salarié pendant la durée légale de conservation, indépendamment de l’état du dossier employeur dans Silae.
L’articulation entre mySilae Paie et DeskRH repose sur un principe simple : le logiciel produit, le coffre-fort conserve et certifie. Toute la difficulté réside dans le paramétrage initial (consentement salarié, SIRET, droits admin) et dans le suivi des dépôts après chaque clôture. Un coffre-fort mal configuré ne protège personne, ni l’employeur ni le salarié.
