6 conseils pour le travail collaboratif en ligne

Le Covid19 a changé notre manière de travailler de manière irrémédiable, et les projets se gèrent dorénavant à distance.

Ce qui est une nouveauté pour certains est une réalité depuis plus de 15 ans pour d’autres… Si vous faites partie de ceux qui ne maitrisent pas encore le travail collaboratif à distance, profiter de ces quelques conseils d’experts ayant plus de 10 ans de pratique.

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Investir dans du bon matériel

Le bon déroulement d’une vidéoconférence dépend en grande partie du matériel utilisé. Pour que vos réunions en ligne se déroulent sans accrocs, il faut :

  • Un bon microphone et de bons écouteurs
  • Une webcam de qualité suffisante
  • Un ordinateur récent (moins de 5 ans)
  • Une connexion internet stable

Partager les documents au préalable

Comme dans « la vraie vie », il est nécessaire de partager tous les documents de travails avec les participants AVANT le début de la réunion.

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Ainsi, tout le monde a la même information dès le début de la réunion, et l’on ne perd pas de temps à « se mettre à jour ».

L’avantage du travail en ligne est qu’il est bien plus simple de partager les documents de travail sur le cloud.

Faciliter la prise de note

Les fichiers au format PDF ont de nombreux avantages — ce qui explique pourquoi ils sont si répandus —, mais un gros inconvénient : ils ne sont pas facilement éditables.

Si, lors d’une réunion, vous avez besoin de travailler sur un document PDF, vous gagnerez un temps précieux en changeant le PDF en document Word, grâce à un simple logiciel permettant cette manœuvre.

Vous pourrez ainsi prendre des notes pendant la réunion, et ne pas perdre de temps à tout retaper ensuite. (C’est le secret de ceux qui envoient le compte-rendu de réunion seulement quelques minutes après que celle-ci se soit terminée)

Apprendre à couper le son

lorsque vous devez faire une présentation, les fréquentes interruptions (nouvel arrivant à la discussion, bruits de fond…) peuvent vous déranger, mais aussi faire écho et vous rendre inaudible.

Une solution simple, quoique radicale, est de couper le son (une fonction souvent appelée « Mute All », parfois « Silence »). Ainsi, vous ne serez plus dérangé(e) !

Attention : n’oubliez pas de remettre le son une fois que vous avez terminé.

Utiliser le chat

Pour dialoguer avec un autre participant sans interrompre la personne qui parle, tous les logiciels de vidéoconférence (Zoom, Skype, Teams…) proposent une fonction chat.

Celle-ci vous permet d’envoyer un message à tous les participants, à un groupe, ou à une seule personne. Ceci peut être utile pour partager une information, poser une question, envoyer un document…

Présenter les participants

Comme dans une « vraie réunion », il est de bon ton de se présenter si tous les membres de l’équipe ne se connaissent pas encore personnellement.

Une particularité du travail collaboratif en ligne est la possibilité d’avoir un profil avec photo et nom complet. Ceci évite de devoir redemander le nom d’un collaborateur avec lequel vous avez déjà eu plusieurs réunions, mais dont vous n’arrivez pas à vous rappeler le nom…

Avec un peu de pratique, le travail collaboratif en ligne devient rapidement efficace et convivial. Parole d’experts !